Uanset om man arbejder med læring, ledelse eller noget helt 3., skal rigtig mange af os holde præsentationer fra tid til anden. Formålet med disse må selvsagt være, at folk fokuserer på, hvad vi præsenterer og siger, og at de rent faktisk også kan huske det bagefter…
Desværre begår langt de fleste de samme fejl igen og igen, som har den stik modsatte effekt… nemlig at folk ikke fokuserer på det vigtigste. Samt at de husker meget, meget lidt efterfølgende.
Men det er der heldigvis råd for! Og derfor får du her 10 tips til, hvordan du laver hjerne- og læringsvenlige præsentationer.
Tipsene er stærkt præget af Cognitive Load Theory, som fortæller, hvordan vi sikrer, at folks begrænsede koncentrationskapacitet (kognitive båndbredde) bruges hensigtsmæssige. Har du ikke allerede læst mit indlæg om Cognitive Load Theory, foreslår jeg, at du også gør det… for det er en af de allervigtigste ting, der er!
1. Skær alt det unødvendige væk… og så skær igen
… Og det er uanset, om det er (fylde)ord, grafik eller irrelevant humor.
Vores arbejdshukommelse (koncentration) kan ikke kapere særligt meget input ad gangen. Vi skal derfor sikre, at den kognitive belastning (cognitive load), som vi udsætter folk for, er den rette (intrinsic og germane) og ikke den uhensigtsmæssige (extraneous).
Hvis vi udsætter folk for unødvendige ting, har de simpelthen mindre kapacitet til at fokusere på de nødvendige. Og så er der også Seductive Detail Effect, som fortæller, at folk endda risikerer at huske de forkerte ting.
I denne henseende skal det også understreges, at grammatiske fejl såvel som tastefejl er at betragte som ting, der tager unødvendigt fokus. Så de skal selvfølgelig også fjernes…
Det samme gælder røde understregninger på ord i grafik, fordi man har taget et skærmbillede i stedet for at gemme som et billede. Det ser uprofessionelt ud og tager fokus fra dét, der tæller.
2. Less is (often) more
Antag ikke, at 2 eller 3 forklaringer er nødvendige. Nøjes i stedet med 1 forklaring, og kom så med flere, hvis det er nødvendigt.
Hvis man forklarer for meget og i for meget detalje, risikerer man, at folk faktisk lærer og husker mindre – skørt som det end lyder. Dette hedder Redudancy Effect.
Det er Guldlok-princippet: Folk skal have lige præcist den rigtige mængde detaljegrad. Hverken mere eller mindre.
3. Hold tekst og tilhørende figurer samlede
Det kræver unødvendigt cognitive load, hvis vi skal navigere frem og tilbage på en slide…
Så hvis du har tekst og en tilhørende figur, så sørg for, at de er tæt på hinanden. Det gælder også for grafer: her skal man sørge for at placere labels og legend inde i grafen, så blikket ikke skal springe frem og tilbage.
Sammenlign:
4. Kontrollér folks fokus
Vi tænker meget hurtigere, end vi taler. Derfor er det helt naturligt, at folks tanker vandrer, mens du præsenterer… særligt hvis der er noget at vandre hen på, f.eks. indhold, du ikke er kommet til endnu.
Sørg derfor for aldrig at vise fremtidigt materiale på din slide, men kun dét, du taler om i momentet. Dette gøres meget simpelt med animationer.
Og i samme ombæring kan det give rigtig god mening også at gøre tidligere bullets og materiale transparente med animationer. På den måde er det kun dét, du taler om, som er i fokus.
I eksemplet nedenfor er jeg ved Bullet 3. Bullet 1 og 2 er derfor løbende blevet gjort transparente, mens bullet 4 og 5 ikke vises endnu:
Hvis folk er i deres egne tanker eller læser fremad, er det deres Phonological Loop (ét af 2 processystemer i arbejdshukommelsen), de bruger… det samme, som de skal bruge til at lytte til dig præsentere. Og at udføre 2 forskellige opgaver på samme tid i det processystem er MEGET svært!
5. Brug kun minimalistiske animationer
I samme boldgade som 1 og 2 skal man sørge for ikke at have vilde og spændende animationer (eller transitioner for den sags skyld). Hold det minimalt!
Jeg bruger aldrig andre end disse 3, med mindre der er virkelig, virkelig gode grunde til det:
Skal jeg forklare extraneous cognitive load, bruger jeg dog de vildeste, jeg kan finde… da de på den måde er med til at illustrere konceptet og underbygge forståelsen.
Diverse animationer og transitioner tager grundlæggende unødvendigt fokus fra essensen af præsentationen. Og du risikerer også, at folk lige så stille begynder at sidde og gætte på, hvad den næste animation mon bliver… hvilket selvsagt også tager fokus væk fra materialet.
Jeg deltog engang i en træning, hvor der var virkelig flotte transitioner mellem hvert slide. Jeg sad helt betaget og tænkte på, hvor godt det så ud, og hvordan jeg selv kunne lave noget lignende. Det siger sig selv, at jeg ikke hørte særligt meget efter.
6. Det vigtigste skal skille sig ud
Vi husker ting bedre, der skiller sig ud. Dette kaldes for Isolation Effect.
Folk vil under ingen omstændigheder kunne huske alt dét, du siger. Så vær opmærksom på, hvad det allervigtigste er, og sørg for, at disse ting skiller sig ud fra resten af præsentationen… så de i hvert fald i det mindste husker disse ting.
Det kunne f.eks. være med en slide med en anden baggrundsfarve, men det kan også være ved at markere de vigtigste ting med fed eller understregning. Eller ved slet ikke at have de vigtigste ting med i dine slides, men komme med dem på anden vis.
7. Aldrig tal og vis tekst på samme tid
Læsning og lytning bearbejdes begge i det samme processystem i vores arbejdshukommelse – the Phonological Loop. Og som jeg nævnte i 4., er det en kompliceret opgave at bearbejde 2 ting på samme tid i det samme processystem (en af grundene til, at multitasking er svært… men ikke umuligt).
Så hvis du har tekst på din slide, vil folk læse det. Og hvis du taler samtidig, vil folk lytte. Men med mindre der bliver sagt præcist det samme, som der står (nærmest ord for ord), og det bliver sagt i præcist samme tempo, som der læses… så vil de 2 konkurrere med hinanden om folks koncentration, hvilket i praksis betyder, at ingen af dem får deres fulde koncentration.
Derfor giver det god mening at have så lidt tekst og så korte bullets som muligt (ligesom i 1 – skær unødvendige ord væk). Og dernæst giver det god mening enten at lade folk læse, før man taler. Eller tale, før man viser tekst. Har du har en kort bullet, kan folk nå at læse den på 1-2 sekunder… så lad dem læse først, og tal så først derefter.
8. Tillad tid til tænkning og reflektion
Hvis formålet med præsentationen er, at folk rent faktisk skal kunne huske, hvad du siger (der er som bekendt forskel på at forstå og huske), så er du nødt til at tillade tid til det (Illusion of Competence).
Dette kan gøres ved at tillade lidt ekstra tid mellem forskellige bullets og slides… eller i hvert fald forskellige emner, så folk får tid til at elaborere (forstå det, koble det på egen kendt viden og derved lagre det på en god måde, som gør det let senere at genkalde det).
Risikoen ved bare at tillade tid er dog, at folk bare bruger den på noget andet. Så en god løsning kunne være at indlægge små refleksionsøvelser. Formålet med disse er ikke at teste folks forståelse, men at sikre, at tingene bliver lagret på en god måde… og derfor behøver man ikke nødvendigvis at gennemgå svarene bagefter.
9. Sluk for sliden, når fokus er andetsteds
Hvis du ønsker, at folk skal elaborere, diskutere eller noget helt 3., så giver det god mening, at dine slides ikke skal være en forstyrrelse og tage deres fokus. Eller at de ikke kan få hjælp af info på sliden, hvis de skal bruge deres egen viden og tænke selv.
Derfor kan man altid trykke på enten B eller W, når man er i gang med et slideshow. Dette gør præsentationen enten helt sort (B = Black) eller hvid (W = white).
Når man ønsker at gå væk fra den sorte eller hvide skærm, trykker man bare på en hvilken som helst tast, og skærmen vender tilbage til normal.
10. Kend dine slides… og deres slidenumre
Vi har nok alle oplevet præsentationer, hvor tiden løber løbsk. Resultatet er, at personen klikker sig igennem en masse slides for at nå frem til de vigtige ting mod slutningen. Dette er selvsagt uhensigtsmæssigt af flere årsager:
Det virker rodet, er ikke særligt flatterende og kaster et negativt lys. Man sidder og tænker, om der var en masse vigtige ting, man nu ikke får lært. Og resultatet er, at vi ender med at bruge fokus på disse ting i stedet for dét, der faktisk bliver sagt efterfølgende.
Dette spiller i øvrigt også ind i retorik og Etos… men det er lidt uden for denne blogs scope (selvom det også er super spændende!)
Her er det en rigtig gode ide at vide på forhånd, hvilke slides du kan undvære, og særligt hvilket slide du gerne vil springe til, hvis du er under tidspres.
Er du f.eks. nødt til at springe slides 21-28 over og gå til slide 29… så har du 2 løsninger:
Den dårlige: klikke dig igennem 8 slides
Den gode: taste 29 og enter, hvorefter der springes henover de 8 øvrige slides og direkte til slide 29.
Og så lige en shout-out til EPO. Det er fra deres nyhedsbrev, at jeg har punkt 9 og 10. Nyhedsbrevet kan virkelig anbefales!
Skriv et svar